GmbH Gründung- was ist eine Gründungsvollmacht?
Bei der GmbH Gründung erklären sämtliche Gesellschafter im Rahmen einer Gesellschafterversammlung die Gründung einer GmbH und legen die Satzung fest. Außerdem wird eine Liste der Gesellschafter erstellt und signiert und das Ganze beim zuständigen Handelsregister angemeldet. Das alles erfolgt vor dem zuständigen Notar.
Hierbei kann sich ein Gründer auch durch einen Bevollmächtigen vertreten lassen. Voraussetzung hierfür ist auch hier gemäß eine notariell errichtete oder beglaubigte Vollmacht, vgl. § 2 Abs. 2 GmbHG. Hintergrund ist die Notwendigkeit, die Identität des vertretenen Unternehmensgründers zweifelsfrei zu prüfen und nachzuweisen.
Die Bevollmächtigung bei einer GmbH Gründung ist notariell zu errichten, § 2 Abs. 2 GmbHG, sodass dieser entweder notariell beurkundet oder beglaubigt sein muss, damit sie formwirksam erteilt ist. Zuständig für solcher Vollmachten sind ebenfalls Notare; im Ausland kann eine Vollmacht auch durch einen deutschen Konsul, § 10 Abs. 2 KonsG, oder – je nach Land und eventuell geltenden Sonderbestimmungen – auch durch einen dort ansässigen Notar beglaubigt werden.
Inhalt einer Gründungsvollmacht
Möchte sich der Gründer sich bei einer GmbH Gründung vertreten lassen, muss die dazu passende Vollmacht einen definierten Inhalt haben.
Sie sollte inhaltlich so formuliert sein, dass der Bevollmächtigte zu der definierten Gründung und einer entsprechenden Verpflichtung des Vollmachtgebers ausdrücklich bevollmächtigt wird.
Denkbar ist zwar auch, dass der Vollmachtgeber eine sogenannte Generalvollmacht erteilt, die umfassend ist. Vor Erteilung einer solchen Generalvollmacht ist jedoch das damit verbundene (Missbrauchs-) Risiko einzukalkulieren und abzuwägen.
Sinnvoll ist also, die Vollmacht inhaltlich möglichst konkret auf den jeweiligen Vertretungsvorgang zu begrenzen.
Es sollte weiterhin die so genannte „Befreiung des Bevollmächtigten von den Vorgaben des §181 BGB vereinbart werden. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn der Bevollmächtigte mehrere Vollmachtgeber in dem Vertretungsvorgang vertreten soll oder selbst eigene Erklärungen abgibt.
Unabhängig davon, dass es eine Vielzahl von Gestaltungsmustern gibt, könnte eine Gründungsvollmacht (Kurzversion) wie folgt aussehen:
Ich,****, bevollmächtige***** unter der Firma****, (wobei dieser Name jedoch auch durch Zusätze ergänzt oder insgesamt geändert werden darf) mich bei der Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung zu vertreten und für mich eine Stammeinlage von**** Euro zu übernehmen. Die Vollmacht berechtigt ferner dazu, für mich sämtliche Erklärungen abzugeben und Handlungen vorzunehmen, die zur Gründung dieser Gesellschaft, zur Bestellung der Geschäftsführer und überhaupt zur Eintragung im Handelsregister erforderlich sind.
Von den Beschränkungen des §181 BGB wird Befreiung erteilt. Die Vollmacht ist übertragbar, es können auch Unterbevollmächtigte bestellt werden. Der Bevollmächtigte kann auch die Vollmachtsübertragung widerrufen. Die Vollmacht erlischt nicht durch Tod des Vollmachtgebers.
Wird ein Rechtsgeschäft für einen Dritten ohne wirksame Vollmacht abgeschlossen oder ist die Vollmacht formunwirksam, so ist der Dritte „Vertreter ohne Vertretungsmacht“, § 179 BGB.
Bei einer ein Person Gründung kann der 1-Personen-Gründer die Gründung in diesem Fall noch einmal wiederholen oder das Gründungsgeschäft nach § 141 BGB bestätigen, vgl. OLG Stuttgart, Beschluss vom 03.02.2015 – 8 W 49/15, bei einer Mehrpersonen GmbH genehmigen.
Auch der Beglaubigungsvermerk muss einen definierten Inhalt haben. Bei der Bezeichnung natürlicher Personen ist neben dem Namen das Geburtsdatum, der Wohnort und die Wohnung, ggf. auch ein abweichender Geburtsname anzugeben.
Kann die Gründungsvollmacht Online erteilt werden?
Mit Einführung der sog. „Onlineverfahren“ gem. der Digitalisierungsrichtlinie (Verordnung (EU) 2018/1724 des Europäischen Parlaments) können verschiedene Geschäfte auch per Videobeurkundung erfolgen. Sie können entweder vollständig oder teilweise auf elektronischem Wege durchgeführt werden, wobei es folgende Gestaltungsvarianten gibt:
• vollständige Online- Beurkundung,
• Kombination von Präsenz- und Online Beurkundung (sogenannte Mischbeurkundung).
Mit diesen Varianten ist es möglich, auch bei örtlicher erheblicher Distanz der Beteiligten einen gemeinsamen Termin zu finden und Zeit und Reisekosten zu sparen. Die Notarkosten dagegen entsprechen in etwa einer Präsenzbeurkundung.
Gem. §2 Abs. 2 GmbHG kann auch eine Gründungsvollmacht online über die Videokonferenz erteilt werden. Dies spart Zeit, Kosten und Aufwand und bietet sich besonders dann an, wenn sich ein Gesellschafter im Ausland aufhält.
So erfolgt eine „Identitätsfeststellung“ beim Online Verfahren
Um das Onlineverfahren durchzuführen, müssen alle Parteien die notwendigen Hard- und Softwareanforderungen erfüllen und im Besitz der erforderlichen Identitätsnachweise sein. Dazu gehören folgende Medien:
• Computer mit Kamera, Mikrofon und ausreichender Internetverbindung,
• Smartphone mit NFC-Schnittstelle,
• Notar-App (online zum Download im Android oder Apple Store),
• Für Deutsche Staatsangehörige: Personalausweis mit eID und Reisepass oder Unionsbürgerkarte mit PIN und Reisepass.
Die Teilnahme am Verfahren erfordert eine Registrierung mit der eID-Funktion des Personalausweises, einer eID-Karte/Unionsbürgerkarte oder eines elektronischen Aufenthaltstitels und das Auslesen Ihres Lichtbilds aus dem Chip Ihres Reisepasses, Personalausweises oder elektronischen Aufenthaltstitels.
Das Auslesen der eID und des Lichtbilds erfolgt über Ihr Smartphone (mit NFC-Funktion) mittels einer von der Bundesnotarkammer kostenfrei zur Verfügung gestellten App (Notar-App, iOS, Android). Die eigentliche elektronische Identitätsfeststellung durch den Notar erfolgt anhand der elektronisch übermittelten Lichtbilder nebst persönlichen Daten/ der qualifizierten elektronischen Identität.
Diese Voraussetzungen müssen bei allen Beteiligten des notariellen Online-Verfahrens vorliegen. Gibt es also mehrere Geschäftsführer oder Gesellschafter, müssen alle diese Kriterien erfüllen.
5. Schritte einer Online -Vollmacht
Schritt 1: Registrierung bei www.online.notar.de
Zunächst ist eine Registrierung bei der Bundesnotarkammer nötig. Hierzu ist eine Anmeldung bei www.online.notar.de erforderlich. Dort ist ein Nutzerkonto anzulegen, bei dem bereits angegeben werden muss, welcher Vorgang im Rahmen einer online Beurkundung vorgenommen werden soll. Es steht ein Tableau zur Verfügung, welche die maßgeblichen Varianten darstellt. Hier handelt es sich um „Gründungsvollmacht GmbH / UG“. Sodann sind die personenbezogenen Daten zu hinterlegen und mit einer gültigen E-Mail-Adresse zu verifizieren. Hierbei muss einer Telefonnummer hinterlegt und den dort geltenden Bestimmungen zugestimmt werden.
Schritt 2: eID-Daten einrichten / Signaturzertifikat beantragen/ notar App installieren
in einem zweiten Schritt ist sodann die elektronische ID anzumelden, auf deren Basis das Signaturzertifikat generiert werden kann. Hierzu sind ein Personalausweis mit eID-Funktion, ein Smartphone mit NFC-Technologie, ein Computer oder ein sonstiges Gerät mit Webcam und Mikrofon, ein stabiler Internetzugang erforderlich. Es muss eine PIN erstellt angelegt. Um das Nutzerkonto mit der eID zu verknüpfen, muss sodann die Notar App auf das entsprechende Smartphone installiert werden, mittels QR – Code oder direkt im Appstore des Dienstanbieters. Sodann wird das Signaturzertifikat erstellt. Dieses wird sodann erstellt, wobei der jeweilige Bearbeitungsstand der Bearbeitung durch „beantragt“ und „erfolgreich erstellt“ erkennbar ist.
Schritt 2: Auslesen/ übermitteln und Prüfen der Unterlagen
Nach Registrierung und Anmeldung können die maßgeblichen Dokumente hochgeladen und im Vorfeld mit dem Notar ausgetauscht werden. Eine Korrektur ist aber auch noch während der Beurkundung möglich.
Schritt 3: die eigentliche Beurkundung/ Beglaubigung
Nachdem der Notar den Termin zur Online Beurkundung festgelegt hat, erfolgt ein Login zum festgesetzten. Es werden sodann die Signaturen ausgelesen, die Person identifiziert und die finale Unterschrift beglaubigt.
Dr. – Ing. Sabine Haselbauer
Rechtsanwältin & Notarin
Fachanwältin für Bank- und Kapitalmarktrecht
MSc. Real Estate Management
Schillstraße 10, 10785 Berlin
Tel.: 030/ 609 44 309