Sie können Gesellschaften wie GmbH, oder UG mittlerweile Online gründen. Eine GmbH online gründen hat für Sie wesentliche Vorteile: Sie sparen Zeit und Reisekosten.
Welche Gründungen sind Online möglich?
Eine GmbH online gründen können Sie mittels Videokonferenz in einem besonders gesicherten System der Bundesnotarkammer durchführen. Das gewährleistet sichere digitale Identifizierung mittels elektronischer Unterschrift. Dadurch ist es möglich, dass Sie bequem vom eigenen Schreibtisch aus eine GmbH online gründen und Handelsregisteranmeldungen vornehmen. Die Auswahl und die Kommunikation mit „Online-Notaren“ können Sie über die Systeme der Bundesnotarkammer durchführen.
Neben der Möglichkeit, eine GmbH online zu gründen, können Sie dies auch bei einer Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) durchführen.
Zusätzlich können Sie auch Vollmachten zur Gründung einer GmbH online beurkunden lassen, so dass hiermit die eigentliche Gründung der GmbH in Präsenz durch einen Vertreter erfolgen kann.
Außerdem können sämtliche Anmeldungen zum Handelsregister insbesondere bezüglich Einzelkaufleuten, Kapitalgesellschaften und Zweigniederlassungen von Kapitalgesellschaften und Einzelkaufleuten, aber auch Personenhandelsgesellschaften (z.B OHG und KG) mittels Online-Verfahren erfolgen.
Seit dem 1. August 2023 ist in diesem Verfahren auch die Gründung von GmbHs mit Sacheinlage bzw. Sachagio möglich. Gleiches gilt für einstimmig gefasste Gesellschafterbeschlüsse über Satzungsänderungen sowie für Kapitalerhöhungen. Zudem erfasst die Erweiterung die Beglaubigung von Anmeldungen zum Vereinsregister, sodass nun alle gesellschaftsrechtlichen Registeranmeldungen digital erledigt werden können.
Nunmehr sind seit 2024 zudem auch Anmeldungen für (Eingetragene) Gesellschaften des bürgerlichen Rechts (eGbR) online möglich.
Was wird zu einer Online GmbH Gründung benötigt?
Die Teilnahme am Verfahren erfordert eine Registrierung mit der eID-Funktion des Personalausweises, einer eID-Karte/Unionsbürgerkarte oder eines elektronischen Aufenthaltstitels und das Auslesen Ihres Lichtbilds aus dem Chip Ihres Reisepasses, Personalausweises oder elektronischen Aufenthaltstitels. Das Auslesen der eID und des Lichtbilds erfolgt über Ihr Smartphone (mit NFC-Funktion) mittels einer von der Bundesnotarkammer kostenfrei zur Verfügung gestellten App (Notar-App, iOS, Android).
Diese Voraussetzungen müssen bei allen Beteiligten des notariellen Online-Verfahrens vorliegen. Gibt es also mehrere Geschäftsführer oder Gesellschafter, müssen alle diese Kriterien erfüllen.
Lediglich „neue“ Personalausweise, die seit dem 2. August 2021 ausgegeben wurden, enthalten die eID-Funktion und in ihrem Chip das Lichtbild, das für das Auslesen im Rahmen der Identifizierung erforderlich ist. Derzeit gültige Reisepässe (seit 2012) enthalten zwar keine eID-Funktion, der darauf enthaltene Chip kann jedoch für das Auslesen des Lichtbildes genutzt werden, wenn kein „neuer“ Personalausweis vorliegt.
Registrierung und Anwendung
Die Anwendung gestaltet sich wie folgt.
Zunächst ist eine Registriereng bei der Bundesnotarkammer nötig.
Es sind erforderlich:
• ein Personalausweis mit eID-Funktion,
• ein Smartphone mit NFC-Technologie,
• ein Computer oder ein sonstiges Gerät mit Webcam und Mikrofon,
• ein stabiler Internetzugang.
Das gilt für alle Gesellschafter der UG oder GmbH; auch sie müssen sich anmelden und werden aufgefordert, sich mit der eID auszuweisen. Anschließend können die Dokumente hochgeladen werden, das Anliegen beschrieben werden.Die notarielle Urkunde / die Anmeldung wird mit einer elektronischen Signatur unterschrieben.
Welche Kosten fallen an?
Es gibt im Grunde keine erheblichen Unterschiede bzgl. der Kosten im Vergleich zu einer Direktgründung. Unternehmen online zu gründen, kostet ebenso viel wie ein herkömmliches Notariatsverfahren. Wie viel genau ihr zahlen müsst, hängt vom Stammkapital und den zusätzlichen Aufwendungen ab, die von dem*der Notar*in noch erledigt werden – zum Beispiel Unterstützung beim Aufsetzen des Gesellschaftervertrags oder Ähnliches.
Was ist mit Veränderungen nach Gründung der GmbH?
Für darauffolgende beurkundungsbedürftige Maßnahmen, die nicht im Zusammenhang mit der Gründung stehen, beispielsweise eine Satzungsänderung oder die Veräußerung von Geschäftsanteilen, steht das Online-Verfahren nicht zur Verfügung. Diese Beurkundungen können nur in einem Anwesenheitstermin beim Notariat erledigt werden.